应收交易
为销售订单开发票
选择一个要开发票的订单
所有的发票均需要首先输入一张销售订单
从主菜单选择订单。选择未完成销售订单维护。这个页面显示了所有的未完成销售订单。如果已经知道了销售定单的号码,可以直接输入。选择要开发票的订单。点击查找订单,这时销售订单应该显示在下面,并且有链接用来更改订单,打印装箱单并且开发票。点击链接来为销售订单开发票。
最后,系统还设置了输入文字到发票的地方。点击开发票按钮,按照指示更新订单并且生成所有凭证,包括总帐过账(如果在公司参数设置界面设置了总帐整合的话--见设置)来记录发票。在开发票按钮被点击之前,不会有任何输入被保存到数据库,并且在任何阶段离开此页都是安全的,不会改变任何东西--开发票的过程可以在任何时刻终止,仅仅是点击其他链接到其他页面就好了。一旦点击了开发票按钮,那么会进行如下的处理:
为订单上的每一行--或者对于组装部品--创建对应仓库的库存变化,这些仓库在创建订单时选定,价格为订单上的价格。无法再变更。
创建DebtorTrans表中的记录,它记录了发票对应的顾客。
创建总帐凭证来记录销售,顾客等等。
根据付运数量更新订单,以及发票号码。
创建/更新销售商品的销售分析记录。
更新发票上所有行的库存数量以及订单上组装料的数量。
如果订单并非开发票给订单上指定的顾客或者顾客分支机构,或者价格将会变更,那么订单必须更改。这些元素不可以在开发票的时候变更,他们必须在开发票之前确认并且修改订单。一旦发票被创建,就不可以删除或者修改。订单会根据发货的发票更新。
红字发票
红字发票的创建方式有两种:
从 顾客查豹屏幕,如果用户有需要的权限($PageSecurity=3 --见安全计划),有一个链接可以用来冲回整张发票。在点击这个链接后,有机会移除不用开红字发票的商品,这时可以仅对需要开红字发票的商品开具红字发 票,与手动创建红字发票的页面相同,但是所有的原先在发票中的商品此时都已经输入到红字发票。
使用主菜单下的应收标签,选择创建红字发票的链接来创建。
重要注意事项
使用红字发票来修正不正确的发票非常重要。冲回某部品的很少一部分价钱意味着商品被退回,而顾客要求退回他们价值的一部分。以此退回多收的钱,并非正确的方法。
默认情况下,红字发票会将商品退回指定的仓库,因此库存记录会因为此红字发票退货而增加。要更正一个价格错误,必须为不正确的发票行开红字发票,这时要补
充一张正确的新发票。这确保针对数量的销售分析记录不会被破坏,库存记录也被正确维护。有一种特殊的价格调整类型的红字发票,它不会对销售分析有任何成本
影响也没有相关的物料库存变化。
手动创建红字发票的程序为:
选择开红字发票的顾客,这里面有通常使用的选项(输入框来输入顾客的名称片段,另一个输入框用来输入顾客的代码)
选 择要开红字发票的商品,以及要使用的价格--如同正常订单输入一样有快速输入选项--这里可以直接输入要开红字发票的部品代码和数量。价格是根据顾客的销 售类型,给顾客(或者顾客的分公司)提供的特殊价格的货币自动决定的。如果使用了查找功能,当选择了部品后,可以更新数量。
在选择了所有的商品后,可以编辑开红字发票的商品,只要点击总报告上商品旁边的代码按钮,然后编辑价格和数量。
开红字发票的运费金额可以直接输入(如果使用了顾客查豹界面的冲销一张发票的选项,可以直接从原先的发票中输入此项)
税收冲回金额是根据顾客分公司默认的税务当局,订单行的总额,要冲销的运费直接计算的。也可以选择手动选项。一旦选择了手动,用户将点击更新以便自由在税收输入框输入金额。
默认情况下,加上红字发票上的商品会被退回仓库。此仓库必须由选择框选定。
如 果货物不被退回仓库,他们可以被报废,比如样品或者展厅的陈列品,损坏商品,或者无论如何,红字发票类型可以更改为商品报废。更改了红字发票类型后,点击 更新按钮,新的选择框会运行选择新的总帐代码(加上总帐界面到应收是可用的-假如没有整合,它不会出现)。应该从此选择框里选择合适的总帐代码。商品退回 仓库的选择框会消失因为不再与它相关。第三个选项是冲销价格调整--此类型不会创建任何的库存变化,而销售分析更新仅影响价值,不会更新销售费用。
任何的描述开红字发票原因的文字可以输入到摘要框。
当完成所有要求的输入后,点击开红字发票按钮并且创建红字发票。系统会报告创建的红字发票号码以确认它已经被系统处理。
输入收款
webERP
追踪尚未收付款的发票和红字发票(因此称为开放的系统),这与从前月结转余额加减到本月交易的系统不同。经验表明余额结转系统虽然比较直观,但经常导致不
可避免的来自顾客豹问,希望得到更多的信息“这些余额是怎么包含什么?”。webERP产生的对账单显示完整的尚未结清的发票和红字发票金额,这些是尚待
处理的,并且加总到顾客账户的金额。为了提供需要的信息以供追溯未结清金额,一张发票一张发票清清楚楚,就必须输入付款的组成。
收到顾客的付款因此分两个阶段输入:
收到的付款以外币表示的金额输入,连同存成本币时的汇率。与此收款关联的细节例如日期,付款方式和其他任何细节(供以后查豹)都在此阶段输入。
收到的外币被分配至顾客账户的发票(以及借方凭证)。换句话说,要核销的发票与付款核对。
如果收到的付款组成细节在存款的时候没有,收款还是可以通过阶段1.
然而,如果要让您的对账单有意义,在发出对账单前必须进行核销。
注意:汇率差异仅仅在收到的付款与它所对应的发票相符时才会计算。
与总账交易相关的收款也可以同一批次作为顾客收入。
输入收款的程序可以从主菜单--应收标签下找到--在总账标签下有另一个链接。
首先要输入收款的台头信息,包括银行账户--这是已定义的银行账户中的一个(见设置),收款存入银行的日期,
货币以及存款汇率以及收款方式和其他的摘要。货币可以从定义的货币中选取(见设置)。收款方式也可以选择--他们定义在config.php中。一旦此信
息被输入,首先必须按保存,然后才可以输入此批收款。
收款
-
日期
此日期指收款收到及存入银行的日期。如果付款是以后输入的
-
或者几天的存款一起处理,默认日期(例如,今天)应该被替代成收款实际收到的日期。此日期被用于对账单,如果此日期不正确,顾客可能无法将付款与对账单关联起来。
顾客账户查豹是以日期顺序显示的,因此如果输入的日期不是收到付款的日期,那么此账户就无法正确显示。此日期也用于创建总账交易。
收款 – 货币和汇率
选择了顾客,
此动作会告诉系统期望收到的货币。顾客的账户在在顾客维护界面维护,此时也选择了使用货币。
银行将外币转换成本币的正确汇率必须输入,系统在屏幕下方显示了存入本币的计算。此收款将无法被输入直至知道本币金额为止。实际输入此处的汇率即为外币数值被本币数值除,所得到的结果。
例如,存入本币1212,
以顾客的货币表示的金额为400.
汇率是
400/1212
=
0.330033
系统计算出来的本币会确认输入的汇率是正确的。如果总账整合被启用,将会产生一个本币表示的存款,显示在屏幕下方,并且在应收账户减少(贷)相同的金额。系统默认的此货币汇率是在货币表中设置的。
当收款与发票核对时,存入的本币金额与开发票的本币金额差异会被记录,并且在总账的应收账户注销且在损益账户中记录--(在顾客相关的公司记录中指定),如果总账整合被在相关界面启用。
收款
-
付款方式
付款方式存在对应的付款中,并显示在顾客对账单里。银行报告可以根据付款方式列出,并且总结当天的存款,自动完成不同凭证的整理任务以及进行总结。
收款
-金额
以外币表示的收款金额在此输入。不可以输入0,
尽管允许输入负数(来撤销错误的收款)。
注意:
在分配负数收款时要注意,要保证仅仅撤销以前分配的,如果分配并非以前分配的正数收款会出现奇怪的结果--尽管系统的一致性会被维护。
收款
-
折扣
收款的折扣金额可以在此处输入,并且可以与收款收据作为一个金额一起分配。这个很有用,当顾客付款是减去折扣的净额时—这与它的付款条件完全相符,此金额自然不会与发票上的金额相等,如果没有此折扣的话。系统会计算付款的毛金额,这其中包括为此顾客设置的折扣。
分配到发票
一旦所有需要细节均被输入
-
包括顾客,汇率,和外币金额,就可以将其分配到发票了。
这
个概念对于有些企业--他们处理顾客的账户仅仅关注今月的交易和上个月结转的余额--会显得很奇特。webERP的目标在于消除顾客嘴里的问题。。。“这
个数是怎么回事,结转的余额是怎样组成的?”。在“余额结转”的系统里,这是一个很难回答的问题,因为没有记录显示那张发票对应哪次付款。然
而,webERP需要明确声明每次付款对应哪宗要清算的交易。
在应收菜单下,点击链接清算收款或者冲销款(收款清算)。
此页显示所有未清算的收款和应冲销款。点击这些收款和冲销款对应的链接,用户会进入到顾客账户的未完成交易画面,这些是等待清算的交易。此屏幕显示了所有未分配交易,但是仅仅有发票可以清算收据或者红字发票。
注意一次付款不可以分配至另一付款。如果需要,可以使用负数付款来撤销发票或者借方凭证(虽然这是不希望出现的)。一旦输入后,收款就不可以删除--(显然从内部控制的角度看,这是不希望出现的).
如果整张收据没有分配到发票或者借方收据,系统会提示这是用户想要的。不像其他的系统,清算总是可以以后完成或者修改。
汇率差异
分配付款到发票的过程给了系统必须的信息来计算汇率差异,
因为收款会以在收款界面指定的汇率转换,这会导致发票上本币的金额与转换金额的差异,除非收款转换汇率和发票分配时的汇率一致。
分配时计算的差异可以在分配结束后,在收款界面看到。此界面关闭并变成发票对应清单的一项。不像其他系统,webERP汇率差异可以按照每次的交易产生完整列表。收款细节查豹显示此收款对应的汇率差异。进一步查豹关于付款分配到了哪里会显示收款的汇率差异来自何处。
分配的变更也会改变汇率差异。总账界面产生一个凭证,反映给定付款分配变更时而发生的汇率差异变化。
处理收款
很多顾客收款可以一次输入并且混合在一起,作为名义商品的收款,例如自动售卖机的收款或者销售固定资产,私人使用公司固定资产的补偿等等。一旦输入所有的收款,就可以进行处理了。在用户按处理按钮前,系统只是将数据存储在服务器端的称为session的cookie上。
此过程会为此批收款一个编号,并且在顾客账户插入新的收款交易,并且更新顾客的记录,包括金额,上次付款日期。另外,如果与总账整合启用,会产生记账凭证,将收款计入指定
的银行账户,减少应收账户--(这在公司设置中指定)。也会创建折扣的总账凭证--如果有的话,连同相关的应付账户的输入。所有必须的账户代码必须在公司参数
中或者银行账户设置中设置(他们均位于设置界面)。
存款列表
当处理完毕之后,会出现一个此批收款的存款列表。系统还会报告批号。列表显示了银行要处理批量支票的信息。此存款列表可以在任何时间内重新打印,webERP在应收—报告与查豹部分有相关链接。
分配退款到顾客账户
此选项允许分配任意金额的冲销款数量--无论是收款或者是红字发票分配到借方--发票。以前的收款或者冲销款在需要的时候可以更改。有两种方法进行操作:
从主菜单选择应收按钮,点击连接到“分配冲销款到顾客账户” (付款清算)
从顾客菜单---- 此处有链接来分配顾客付款或者退款,需要用户有适当的权限。
使用第一种方法,默认情况下屏幕上仅显示有余额未分配的收款,红字发票和贷方凭证。如果有很多收款有未分配金额,并且未全部分配到发票和借方凭证,这意味需要进行分配(清算)。要使顾客对账单有意义,必须完成分配。
双击要分配的收款,
这时会出现用来分配的表单。此界面会显示此顾客的所有的发票和凭证。已经付款的发票不会出现在这里。然而,所选的收款或者退款关联的清算的会出现。从顾客查豹屏幕点击收款或者红字发票会出现同样的画面。
如果前面的分配出现了错误,这些可以通过选择前面错误分配的收款来纠正。所有使用此收款清算的发票都会出现(与尚未清算的发票一起出现)。分配的金额可以根据需要修改。
注意:屏幕背后隐藏着复杂的操作,来处理可能导致汇率差异的变化。系统计算分配付款到不同发票引起的汇率差异变化,在总账中创建必要的凭证--如果总账整合被启用--以确保应收总账与其他的科目余额平衡。
如果此处的程序要修改,建议寻求帮助。